Problém

Mezník, na který narazí dříve či později každá fima. Okamžik, kdy už nelze vše spravovat pomocí papírových poznámek nebo excelu a je potřeba využít modernější a jednodušší řešení. Potřeba evidovat zaměstnance, jejich pracovní dobu nebo odpracované hodiny nebo například stav potvrzení důležitých zákonem daných dokumentů, to vše je nutné řešit na denní bázi. Zároveň bylo i problémem, že neexistovalo právě jedno ucelené místo, kde by byl přístup k citlivým údajům, jako jsou například účetní doklady nebo jiné sdílené soubory.

Chyběl také článek, který by sloužil jak pro zaměstnavatele tak jednotlivé zaměstnance jako výchozí místo aktualizovaných informací a dokumentů, do kterého by měli všichni přístup.

Potřeba klienta

Potřeba klienta, ale byla v tomto případě o něco složitější než jenom databáze zaměstnanců. Nešlo jen o to vyřešit tento konkrétní problém, který původně vedl k vývoji celé aplikace. Bylo nutné rozvinutí a navržení nových částí systému, které by pomohli usnadnit i další procesy ve firmě.

Pro firemní intranety samozřejmě existují již hotová řešení, ale zároveň žádné z nich není přesně specifikované na míru dle vašich požadavků a vždy se budete potýkat se spoustou funkcionalit, které vlastně ani nejsou třeba nebo naopak neřeší přesně to co potřebujete. Poté nastává moment, kdy sáhnete po dalším “hotovém řešení” a znovu rozdělujete centralizaci práce. 

Naše řešení 

Navrhli jsme aplikaci přesně na míru fungování klientovi firmy, v které si pomocí modifikovatelných práv najde místo každý, od koncového zaměstnance až po nejvyšší management. 

Vznikla tak aplikace, která spojuje databázi zaměstnanců a všeho co se zaměstnanců týče, důležitých dokumentů a souborů, správu zaměstnaneckých dovolených nebo například novinek pro samotné zaměstnance. Zároveň byl vytvořen v rámci stejné aplikace i systém na správu účetních dokladů a komplexní proces za jejich schvalováním, od zadání přes schválení, autorizaci, až po vygenerování platebního příkazu do online bankovnictví.

Pro management byla navržena správa zaměstnanců, tak, aby měli vždy přístupné nejdůležitější informace od kontaktních informací až po důležitá data, na které jsou napojené další procesy a notifikace. Tak vznikl systém, kde jsou, přístupná data o pracovní době a reálně odpracovaných hodinách, které si mohou spravovat samotní zaměstnanci. Zároveň jsou zde i důležité informace například o potvrzení směrnic a manuálů nebo jiných souborů. Pro management je důležitá správa samotných žádostí o dovolenou, které jsou například napojeny na automatický propočet zbývajících dnů dovolené, které zaměstnanci ještě zbývají. 

Naopak pro zaměstnance bylo důležité poskytnout nástroj, ve kterém mohou jednoduše zadávat své aktivity, žádat o dovolenou, číst a potvrzovat přidělené dokumenty, na které jsou příslušně upozorněni a případně si přečíst co se aktuálně děje pomocí novinek.

Problém a potřeba klienta

Jak vyřešit online úložiště je otázkou pro spoustu firem a každý se to snaží řešit jiným způsobem. V tomto případě byla specifikace od klienta jasná, aby byla aplikace na online úložiště co nejjednodušeji ovladatelná a specificky, aby byl provoz na privátním serveru, který by měl klient ideálně fyzicky u sebe v provozovně. A v neposlední řadě vyřešit problém s narůstajícími licenční poplatky za jednotlivé uživatele.

Dále by spolu s úložištěm měla aplikace poskytovat jednoduchý způsob rozdělení práv na konkrétní složky a soubory včetně sdílení mezi jednotlivými uživateli, ale i mezi návštěvníky bez uživatelského účtu.

Naše řešení

Jako řešení se nabízí použití některého z open source projektů, který by bylo možné spustit na vlastním serveru. Nicméně jako u všech šablonových řešení je potřeba počítat s neúplným nebo naopak zbytečným rozsahem funkcí, které si poté už nemůžete přizpůsobit pro vlastní potřebu. 

Aplikace, kterou jsme klientovi vyvinuli, splňuje přesně to, co od ní bylo vyžadováno. Jednoduchý přístup ke komplexnímu problému se vyplatil a vzniklo tak uživatelsky přívětivé a v mnoha ohledech lépe využitelné online úložiště, než nabízí standardně dostupné varianty úložišť. Každý přihlášený uživatel má svoje oprávnění a možnost sdílet soubory s ostatními uživateli, případně i s externími zákazníky mimo strukturu firmy, kteří uživatelský účet samozřejmě mít nemusí. Díky vlastnímu řešení je aplikace bezpečnější a celý kód má klient pod kontrolou na svém vlastním privátním serveru u sebe v budově. V souvislosti s vlastním řešením je i rozhraní aplikace přizpůsobeno přesně pro klienta a to přispívá k lepší reprezentaci vůči partnerům nebo dodavatelům.

Problém

Že vydávání voucherů není až tak složitý proces, aby se musel systematizovat? Možná není, pokud vouchery nevydává více lidí z různých společností. Z voucherů pak nelze čerpat kombinovaně mezi zmíněnými společnostmi a není potřeba tato čerpání evidovat v externím pokladním systému.

Potřeba klienta

Důvod k vývoji byl jednoznačný a to zjednodušit a hlavně ztransparentnit proces za vydáváním voucherů. Vzhledem k tomu, že číslo voucheru musí být unikátní a číselných řad je několik, bylo nutné celkovou správu centralizovat na jedno místo. Zároveň vzhledem k možnosti využití voucherů na klientovi služby, byla čerpání zadávána do pokladního systému, z kterého se muselo zpětně z voucherů odečítat čerpaná částka a tak jsme poskytli možnost automatizace.

Naše řešení

Po důkladné konzultaci s provozním týmem klienta, jsme vyvinuli řešení, které celý proces centralizuje do jedné aplikace. Ta se stará o proces od vydání voucheru, následné čerpání až po kompletní vyčerpání a uzavření. U voucheru jsme nastavili evidenci důležitých dat, na které jsou napojené notifikace například o končící expiraci. Aplikace pro klienta poskytuje i komplexní statistiky, z kterých voucherů bylo kde čerpáno a je tak možné použít tyto informace pro finanční vyrovnání mezi jednotlivými společnostmi.